La professione di segretaria di studio medico è molto importante, e include mansioni di responsabilità. Inoltre, presuppone conoscenze specifiche a attitudine verso i pazienti, con efficienza e competenza, ma anche pazienza e comprensione. Nel presente articolo cercheremo di porre l’accento su cosa è importante sapere prima di approcciarsi a questo ruolo o fare delle ricerche di lavoro nel settore, una candidatura spontanea se non accompagnata da esperienza lavorativa specifica e dimostrabile dovrebbe in linea di massima essere accompagnata almeno da esperienze formative specifiche.
Figura professionale della segretaria di studio medico
Benché tale professione non rientri tra quelle regolamentate, è opportuno seguire un adeguato corso di formazione, che indirizzi i partecipanti vero quelle che sono le principali conoscenze, ambiti di relazione di una segretaria di uno studio medico, una figura ad oggi particolarmente richiesta dal mercato del lavoro.
Il fattore legato all’accoglienza dei pazienti riveste un ruolo fondamentale, come pure quello che concerne la prenotazione di esami diagnostici o la corretta gestione degli archivi dei pazienti.
La segretaria ideale di uno studio medico professionale ha spesso a che fare con diversi specialisti, che prestano la loro opera in uno studio associato.
Sono necessarie, quindi, grandi doti di coordinamento, che il corso aiuterà a sviluppare e distribuire in modo organico; memoria e precisione, soprattutto per quel che attiene alla corretta rispondenza tra le esigenze dei pazienti e gli esami da prenotare; pazienza, poiché i frequentatori dello studio sono persone affette da patologie e che, in ogni caso, necessitano di un aiuto competente e un’accoglienza adeguata.
Tra le principali responsabilità di tale figura professionale rientrano le seguenti:
– accoglienza di pazienti e informatori scientifici;
– controllo dell’attinenza tra richieste dei pazienti e la disponibilità del professionista;
– gestione ordinata delle cartelle cliniche relative ai pazienti, e segnalazione al medico di eventuali incongruenze riscontrate;
– comunicazione ai pazienti dei dettagli relativi a visite ed esami diagnostici;
– aiuto dei pazienti laddove presentassero difficoltà nella compilazione della documentazione necessaria all’espletamento dell’attività professionale;
– indicazione delle corrette informazioni circa l’ubicazione dello studio medico in cui devono recarsi e, se necessario, supporto diretto.
Per quanto riguarda le altre attività che sono richieste alla segretaria di uno studio medico, esse attengono alla predisposizione di file per il medico, emettere ricevute o fatture, mantenere lo studio in ordine e decoro, funzioni di data entry nel sistema gestionale dell’ambulatorio, se presente, fissare gli appuntamenti con i medici, sia per visite di controllo, che per situazioni di urgenza.
Tra le competenze richieste alla segretaria, rientrano quelle relative a una comunicazione positiva ed educata, sia con i medici che con i pazienti. Inoltre, le sarà demandata una corretta interpretazione delle richieste che le vengono poste, capacità di essere multitasking, con un orientamento alla risoluzione dei problemi, ottime attitudini interpersonali e pazienza.
Formazione per Segretaria Studio Medico
Tra le diverse opportunità formativa ricordiamo che il corso per segretaria di studio medico ha lo scopo di formare i partecipanti circa l’ambito di operatività di questa figura professionale.
Deve prendere in considerazione aspetti conoscitivi, quali l’anatomia umana, predisposizione di ricette mediche, nozioni di primo soccorso, elaborazione testi, nozioni di informatica e di fogli di calcolo.
Anche le soft skills necessarie costituiscono un elemento molto importante per la segretaria di uno studio medico, la quale dovrà rapportarsi con i pazienti in modo comprensivo, accogliente e positivo, e al tempo stesso efficiente e competente.
L’obiettivo del corso di formazione tipo è, quindi, quello di fornire ai partecipanti tutte le nozioni indispensabili per comprendere le responsabilità, le competenze e il loro ambito di applicazione.
Laddove possibile, sarà anche proposto uno stage direttamente in ambulatorio, per meglio comprendere la realtà di lavoro e la routine quotidiana che vi si svolge, e capire se la professione di segretaria di studio medico è conforme alle proprie aspirazioni e aspettative.
Programma tipo di un corso segretaria studio medico
Il programma del corso dovrebbe essere articolato in varie fasi, che comprendono una parte iniziale, o introduttiva, dedicata all’inquadramento della figura professionale di segretaria di studio medico; alla definizione delle sue responsabilità e mansioni.
Una parte dedicata alla gestione del front office che miri a fornire ai partecipanti le nozioni indispensabili per una corretta amministrazione del proprio spazio di lavoro, sia per quanto riguarda la documentazione, che per quel che attiene gli aspetti relativi alla comunicazione con medici e pazienti, sia telefonica che di persona.
Importante è la gestione ideale del centralino, degli appuntamenti e degli archivi, sia informatici che cartacei.
Anche il lato motivazionale deve essere adeguatamente approfondito, tramite la sensibilizzazione verso il lavoro di squadra, quale elemento indispensabile per un lavoro di qualità.
La formazione sulla comunicazione efficace ha l’obiettivo di mettere a conoscenza i partecipanti delle regole, scritte e non, per approcciarsi nel modo corretto ai frequentatori dello studio medico.
Importante sono anche che vi siano argomenti attinenti all’inquadramento contrattuale della segretaria di studio medico così da a fornire le nozioni che disciplinano questa figura professionale, in particolare al contratto di lavoro, la paga base, le ferie, i giorni di permesso, livelli di inquadramento, e tutto ciò che concerne il rapporto con il datore di lavoro.
Non ultimo la privacy secondo le recenti disposizioni normative applicate al settore medico, la formazione dei partecipanti deve vertere sulle conoscenze teoriche e sulla documentazione da fornire ai pazienti prima di effettuare le visite.
